Administratie eenmanszaak
Uit SlowTrainWiki
Dit artikel behandelt de administratie, inclusief boekhouding en jaarrekening van een eenmanszaak. Zie artikel Administratie VOF voor een administratiesysteem met dubbelzijdig boekhouden, geschikt voor een VOF.
Administratie bijhouden
Het liefst zou ik een vaste dagdeel per week alloceren voor het bijwerken van de administratie. Helaas: Meestal houd ik de administratie bij, wanneer het bijna te laat is: Vlak voordat de jaaraangifte klaar moet zijn, of vlak voordat de BTW-aangifte ingediend moet worden.
Bijhouden van de administratie doe ik in twee stappen:
- Alle stukken in de betreffende ordner(s) invoegen;
- Vanuit de ordners invoeren in de administratie.
Controlelijst:
- Controleer inhoud postvak op bonnen of facturen;
- Nog bonnen in m'n portemonnee?
- Bankafschriften zakelijk, en eventueel ook privé: Van sommige uitgaven zijn er geen facturen, maar alleen afschrijvingen op bankafschriften. In dat geval hanteer ik die afschrijvingen als factuur. Voorbeelden:
- Bancaire kosten;
- Rente
- Electronisch ontvangen facturen, zoals van hosting-provider(s);
- Eigen handgeschreven bonnen;
- Eigen digitale facturen;
- Let op het jaar: Soms zit er een bon tussen van een eerder jaar;
Afschrijving, investeringen, kosten & voorraad
Ten aanzien van de aanschaf van bedrijfsmiddelen, is er een grens tot waar je deze als kosten mag opvoeren, en vanaf waar je deze als investering moet opvoeren. Ik dacht dat die grens bij € 500,-- lag, maar één van de bronnen hieronder noemt € 450,-- als grens.
Een bedrijfsmiddel is iets wat geld kost, dat je helpt bij het maken van producten of leveren van diensten, en dat langer meegaat dan één productiecyclus. Oftewel: Als je cd's verkoopt, zijn de cd's geen bedrijfsmiddelen want voorraad of directe kosten, maar de apparatuur waarmee je die cd's beschrijft, zijn wel bedrijfsmiddelen.
Als je een bedrijfsmiddel van bv. € 10.000,-- koopt, mag je die dus niet in één keer als kostenpost opvoeren op je resultatenrekening. Je moet 'm afschrijven over min-of-meer de economische levensduur van het apparaat. Afschrijving kent nogal een administratieve rompslomp. Daarom is het wel zo prettig om onder de 'afschrijf-grens' te zitten, indien mogelijk.
Ik ga er van uit dat hetzelfde geldt voor voorraden en inventarissen: Als datgene wat je koopt onder de € 500,-- zit, mag je het in één keer als kostenpost opvoeren. Met onbenullige zaken als cd's blijk ik dat al jaren zo te doen, en dat bevalt me uitstekend. Een vreemd gevolg daarvan is, dat ik compleet geen goederen op de balans heb staan.
Bronnen:
Auto: privé-auto zakelijk gebruiken voor eenmanszaak
Zie Autogebruik zakelijk/privé
Belang van een compleet kasstroomoverzicht
Voor de balans en de resultatenrekening maakt het niet uit of de bijbehorende geldstroom die bij een transactie hoort, in een andere tijdsperiode plaatsvindt. Dankzij het realisatiebeginsel staat het gewoon 'ergens' in de administratie, en dat is goed genoeg. Echter, het is belangrijk om precies te weten wat er aan het begin en het eind van een jaar nog openstaat, om in staat te zijn om onttrekking privé te kunnen vaststellen.
Voorbeeld: In maart stelt de Belastingdienst pas de definitieve BTW vast over december van het jaar ervoor. Indien het een teruggafe betreft, ontving ik het geld dus pas in de loop van maart. Als dat niet op een afdoende manier in de administratie is verwerkt, wordt zo'n storting in mindering gebracht op onttrekking privé.
Overigens, bij het opstellen van pro-forma's, bijvoorbeeld voor ondernemersplannen, is het juist wel belangrijk om kasstromen in kaart te brengen, om zeker te zijn dat er geen momenten zijn dat er geen geld is om bepaalde transacties te doen.
Bronnen
BTW
Zie artikel BTW.
Controlekolom
Indien je de administratie bijhoudt met behulp van een rekenblad, kan het handig zijn om een controlekolom toe te voegen, die controleert of debet en credit in evenwicht zijn. De formule daarvoor is:
som(credit)-som(debet) = 0
Dagboeken & memoriaal
In de tijd dat een boekhouding handmatig werd bijgehouden, loonde het de moeite om voor veelvoorkomende mutaties zogenaamde dagboeken bij te houden. Dat waren boeken met vaste tegenrekeningen, zoals een bankboek, kasboek of giroboek. Mutaties die niet bij zo'n dagboek hoorden, werden bijgehouden in het memoriaal.
Bij electronisch boekhouden speelt gebruik van daboeken amper nog een rol.
Eten & drinken
- Indien je eten en drinken opvoert als boekingsfeit, mag je de BTW niet verrekenen. Het hele bedrag verschijnt dus als kosten
- Je moet altijd eten en drinken. Daarom is het in beginsel niet iets om als een zakelijke kostenpost op te voeren. Pas als de kosten iets uitzonderlijks zijn en werkgerelateerd, is het op te voeren.
- Voorbeeld: Op het moment dat we structureel eigen brood eten, dan is eten bij McDonald's in Zwolle dus wel iets om op te voeren. Daarintegen, als we altijd al in broodjeszaken eten, dan weer niet
- Voorbeeld: Zakenlunch met een klant is altijd opvoerbaar want werk, en dan betreft dit 'verkoopkosten'
Grootboek
Een grootboek is van oorsprong het boek waarin voor elke rekening een bladzijde was opgenomen, waarop mutaties van die rekeningen werden bijgehouden. Ik betwijfel of er een electronische variant van bestaat.
Ingehouden winst
Nettowinst die niet uigekeerd wordt maar in het bedrijf behouden blijft. Zie encyclo.nl voor details. In het Engels: Returned earnings ( Wikipedia)
Inkomstenbelasting
| Schijf | Ondergrens | Bovengrens | Tarief | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| 1 | € 0,-- | € 17.878,-- | 33,5% | € 5.989,-- |
| 2 | € 17.878,-- | € 32.127,-- | 42% | € 11.973,-- |
| 3 | € 32.127,-- | € 54.776,-- | 42% | € 21.485,-- |
| 4 | € 54.776,-- | 52% |
Bronnen:
- Tarieven 2009: http://financieel.infonu.nl/belasting/12847-belastingdienst-2008-en-2009-tarieven-inkomstenbelasting.html
Jaarverslag
Wikipedia geeft als vertaling van jaarverslag de term financial statements. Een jaarverslag bestaat uit drie overzichten (statements):
- Resultatenrekening
- Balans
- Kasstroomoverzicht.
Journaal
Het journaal is een overzicht van mutaties. Waarschijnlijk zoiets als hoe ik het bijhoud met een rekenblad.
Journaalpost
Hier is een voorbeeld van een journaalpost (bron: J.C. Hoogheid AC, Boekhouden, een korte orientatie, ANBO voor 50-plussers)
Giroboek 12 februari 2008 Giro 1.000 Aan Debiteuren 1.000
Merk op dat de debiteurenpost als eerste opgevoerd wordt, en dat de crediteurenpost voorafgegaan wordt door het woord Aan.
Journaal-rekenbladmethode
Met behulp van een rekenblad (OpenOffice.org's Calc) beheer ik de administratie van een eenmanszaak aan de hand van het journaal:
- Mutaties of boekingsfeiten hebben betrekking op inkomsten of uitgaven;
- Uitgaven worden aan een rekening toegekend;
- Elke rekening is een kolom;
- Voor uitgaven is de methode dubbelzijdig. Voor inkomsten enkelzijdig;
- Per boekingsfeit kan worden bijgehouden of de kasstroom afwijkt van de realisatie;
- Er is een controle-kolom om fouten te voorkomen met dubbelzijdig boeken van uitgaven.
Net als bij meer uitgebreide boekhoudingen, hebben de verschillende kolommen/rekeningen betrekking op verschillende soorten boekingsfeiten:
- Omzet: Relevant voor de resultatenrekening. Omzet wordt niet ondergebracht in een aparte rekening;
- Kosten: Relevant voor de resultatenrekening;
- Af te dragen BTW: Volgens mij valt dat buiten RR of balans, al kan het wel betrekking hebben op de kasstroom;
- Inventaris: Relevant voor de balans. Ik geloof niet dat ik enige inventaris van belang heb. Daarom voer ik dit soort zaken op als kosten;
- Voorraad: Relevant voor de balans. Ik geloof niet dat ik voorraad van enig belang heb. Daarom voer ik dit soort zaken op als kosten.
- Met dit model is ook het prima mogelijk om transacties tussen verschillende rekeningen te administreren. Het is echter moeilijker op fouten te controleren, omdat dat soort transacties 'kunstmatig' zijn: Transacties op het gebied van inkomsten en uitgaven zijn altijd terug te voeren op papieren in een ordner. Bij transacties tussen rekeningen, raak je dat kwijt. Ik heb dat gelukkig ook nooit nodig gehad. Voorbeeld 03 is hier een illustratie van.
Kasstroomoverzicht
Het kasstroomoverzicht, staat van herkomst en besteding van middelen of cash flow statement is een overzicht van de feitelijke geldstromen die in een organisatie plaatsvinden in een bepaalde periode. Het lijkt op de resultatenrekening, maar is gebaseert op feitelijke geldstromen en niet op het realisatiebeginsel.
Er zijn twee manieren om een kasstroomoverzicht op te stellen:
- Directe methode: Bijhouden van een complete administratie van kasstroommutaties. Dit is nogal veel werk, omdat dit naast de gebruikelijk boekingsfeiten plaatsvindt;
- Indirecte methode: Start met de resultatenrekening, en pas deze aan voor gevallen waar de kasstroommutaties afwijken van de boekingsfeiten. Dit is de gebruikelijke methode.
Er wordt onderscheid gemaakt in drie soorten kasstromen:
- Kasstromen uit operationele activiteiten;
- Kasstromen uit investeringsactiviteiten.
- Kasstromen uit financieringsactiviteiten.
Ik heb de indruk dat dit onderscheid mij vaak iets te ambitieus is. Ik denk dat ik met het volgende model prima uit de voeten kan:
Netto winst Af: Nog niet betaalde debiteuren Bij: Nog niet betaalde crediteuren Bij: Afschrijvingen Bij: Afname voorraden ----------------------------------- Netto kasstroom
Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Kasstroomoverzicht
Marge, Margin & Markup
Als je het volgende resultaat hebt:
Omzet: € 2.000,-- Directe kosten: € 1.500,-- -------------------------------------------------- Brutowinst: € 500,--
Dan geldt:
marge = (brutowinst/omzet)*100% = (500/2.000)*100% = 25% margin = hetzelfde als marge markup = (brutowinst/directe kosten)*100% = (500/1.500)*100% = 33%
Bronnen:
- http://nl.wikipedia.org/wiki/Winstmarge
- Wizard of Ads, p. 120-121
Mutaties
Mutaties, ook genaamd transacties of boekingsfeiten, vormen de bouwstenen van de boekhouding. Boekhouden houdt zich bezig met het systematisch verwerken van mutaties.
Realisatiebeginsel
Met het realisatiebeginsel wordt bedoeld dat op het moment dat onzekerheden over een aan te gane transactie voldoende zijn geëlimineerd, deze transactie als gerealiseerd wordt aangemerkt. Het realisatiebeginsel wordt toegepast op de resultatenrekening en de balans, en is de reden waarom deze overzichten gebaseerd zijn op facturen (en niet op bv. mutaties rekening courant). Het kan echter voorkomen dat een al geboekte transactie alsnog verandert. Daar zijn voorzieningen voor, zoals de post dubieuze debiteuren, of het gebruik van credit-facturen.
Overzichten gebaseerd op het realisatiebeginsel, kunnen een vertekenend beeld geven van de financiele toestand van een bedrijf. Een kasstroomoverzicht dient om daadwerkelijk gerealiseerde geldstromen te inventariseren.
P.s.: Ik geloof dat je voor het vasttellen rekeningsaldi tbv. van een balans, bankafschriften gebruikt. Dat lijkt me wat merkwaardig, omdat je bankafschriften juist gebruikt voor kasstroomoverzichten -- wordt vervolgd.
Bronnen:
- http://nl.wikipedia.org/wiki/Realisatiebeginsel
- http://aladin.bibliotheek.nl/aladin_detail.asp?qpid=50216
- http://www.fd.nl/service/woordenboek/?letter=R&woord=/csFdWoordenboek/wfR/WBC-REA/2325435
Representatiekosten
| Kosten | Evaluatie |
|---|---|
| Eten & drinken met zakenrelaties |
|
| Verblijfskosten op een conventie waar je diensten/producten levert |
|
| Vervoerskosten | Beter als aparte post opvoeren in de administratie |
Resultatenrekening
De Resultatenrekening, winst- en verliesrekening, income statement, profit & loss statement, p&l statement, of earnings statement heeft betrekking op een overzicht van winst of verlies over een bepaalde periode. De resultatenrekening is gebaseerd op het realisatiebeginsel.
Oorspronkelijk raadde mijn accountant het volgende schema aan:
Omzet Directe kosten -------------------------------------------------- Bruto marge Indirecte kosten -------------------------------------------------- Bedrijfsresultaat Rentelasten en soortgelijke kosten -------------------------------------------------- Netto resultaat uit onderneming
Artikel Wikipedia hanteert:
Omzet Directe kosten -------------------------------------------------- Brutowinst Indirecte kosten -------------------------------------------------- Bedrijfsresultaat uit gewone bedrijfsvoering Financierings kosten (c.q. financiële lasten) -------------------------------------------------- Nettowinst
Wat ik zelf prettig vind:
Omzet Directe kosten -------------------------------------------------- Brutowinst Indirecte kosten -------------------------------------------------- Bedrijfsresultaat Financieringskosten -------------------------------------------------- Nettowinst
In het Engels:
Revenue Direct costs -------------------------------------------------- Gross profit Indirect costs -------------------------------------------------- Operating profit Financial costs -------------------------------------------------- Nett profit
Er is niet één ultiem model dat altijd en overal toegepast wordt. Een voorbeeld is afschrijving: Soms wordt dat opgevoerd als onderdeel van directe kosten, en soms als onderdeel van indirecte kosten. Het model dat we hier gebruiken, trekt kosten af in drie tranches:
- Direct;
- Indirect;
- Financiëel.
Waarschijnlijk komt dat voort uit een bepaald model voor een BV, waar belasting wordt geheven over de operationele winst minus betaalde rente (EBIT: Earnings before taxes), plus wat gebruikelijk is, etc.
Ik heb het idee dat ik graag het volgende model met uitsplitsing naar rekeningen prefereer:
Omzet Directe kosten -------------------------------------------------- Brutowinst Indirecte kosten Operationele kosten (alles om werkzaamheden uit te kunnen voeren) Marketingkosten (incl. verkoop- en representatiekosten) -------------------------------------------------- Bedrijfsresultaat Financieringskosten (=rente) -------------------------------------------------- Nettowinst
Nog meer in detail:
Omzet Directe kosten -------------------------------------------------- Brutowinst Indirecte kosten Operationele kosten (alles om werkzaamheden uit te kunnen voeren) Kantoorartikelen, Vaste telefoon, UMTS, Draagbare pinautomaat Internettoegang Bankkosten Verzekeringen Administratieve kosten Incassokosten Literatuur Hosting Mobieltje Zelf eten & drinken Vervoer Marketingkosten (incl. verkoop- en representatiekosten) Eten & drinken met derden Conventiebezoek Vervoer -------------------------------------------------- Bedrijfsresultaat Financieringskosten (=rente) -------------------------------------------------- Nettowinst
Startersaftrek
Startende ondernemers krijgen de eerste drie jaar een extra startersaftrek bovenop de zelfstandigenaftrek.
In 2009 bedroeg de startersaftrek € 2.070,--
Bron: http://www.vrbadvies.nl/content/startersaftrek_2009
Uitgaven
Ik geloof dat de boekhoudtechnische term, uitgaven betrekking heeft op zakelijke transacties waarbij goederen of diensten worden verworden, in ruil voor een prijs in geld. Het is dus een algemene term, los van hoe de transactie verder wordt verwerkt binnen een organisatie. Uitgaven zijn dus niet hetzelfde als kosten, want dit laatste begrip is specifieker.
Het tegenovergestelde van uitgaven is inkomsten.
Voorbeeld 01: Zo eenvoudig mogelijk
Dit voorbeeld behandelt een complete jaarrekening. Zie Bestand:Administratie - Voorbeelden.ods voor details.
Beschrijving:
- Eigen vermogen van € 1.000,--, op een bankrekening;
- Gebruikte computer was zo oud en goedkoop, dat deze geen economische waarde vertegenwoordigt;
- Op 1 mei wordt voor € 200,-- (ex. BTW) aan vakliteratuur gekocht. Er wordt met een pinpas betaald;
- Dit jaar wordt één factuur verstuurd voor geleverde diensten: € 2.000,-- + 19% BTW;
- De factuur wordt op 1 juli betaald;
- Op 30 juli wordt de BTW-aangifte gedaan. Die dag wordt de BTW betaald;
- Op 10 augustus wordt de Beschikking Omzetbelasting van de Belastingdienst ontvangen
Kenmerken:
- Alle transacties vinden binnen één boekjaar plaats;
- Onttrekking privé volgt uit de eindbalans;
- Geen afschrijving;
- Geen afwijkingen tussen resultatenrekening en kasstroomoverzicht;
- Geen complicaties mbt. BTW;
- Geen auto-kosten.
Voorbeeld 02: Privé-auto
's Kijken wat er gebeurd als we wat kilometers maken met een privé-auto die ook zakelijk wordt gebruikt. Gegevens vind je op tabblad Vb 02 van bestand Bestand:Administratie - Voorbeelden.ods.
Als je 't een beetje doorspit, is het vrij duidelijk: Het bedrag aan autokosten komt als een boekingsfeit naar voren. De eigenaar van de auto zou daadwerkelijk betaald moeten worden vanuit de rekening van het bedrijf. Als dit niet gebeurd, komt dat tot uiting in het kasstroomoverzicht als een openstaande crediteur.
Voorbeeld 02: Directe kosten ipv. voorraad
Dit voorbeeld 02 laat nog iets aardigs zien: In dit voorbeeld worden cd's ingekocht en deels met winst verkocht. De inkopen worden toegekend aan de rekening 'Directe kosten'. Oftewel: Ik houd geen voorraad bij, maar beschouw voorraad als een kostenpost. Dat lijkt vreemd, maar het bevalt me erg goed: Mijn voorraad is zo klein, dat bijhouden daarvan al veel te veel werk is. Je kunt zien dat dit consequent wordt volgehouden, omdat die cd's ook niet op de balans belanden, of van invloed zijn op de kasstroom.
Voorbeeld 03: Voorraadbeheer
In dit voorbeeld wordt voorraad niet als kostenpost opgevoerd, maar daadwerkelijk als voorraad en dus als een balanspost. Hier kun je zien dat je het grootboek ook prima kunt gebruiken voor transacties tussen rekeningen onderling, en dus voor dubbelzijdig boekhouden. Ik denk dat voor veel kleine bedrijven deze aanpak gemakkelijker is dan het gebruik van boekhoudpaketten.
Voorbeeld 04: Jaaroverschrijdende BTW & debiteuren
We gaan verder met voorbeeld 02, maar nu met een handjevol transacties in de laatste maanden van het jaar. Zowel BTW-afhandeling als betaling door debiteuren valt daardoor voor een deel in het volgende jaar. Hoe lossen we dat op???
Zoals je kunt zien in de spreadsheet, is dit allemaal verbazend un-eventful:
- We hebben zelf de BTW-afdracht voor de laatste twee maanden 'vastgesteld'. Anders werd het te ingewikkeld, omdat we anders niet weten wat door te schuiven naar het volgende jaar;
- De balans is gebaseerd op het realisatiebeginsel, waardoor de overhevelingen van betalingen naar het volgende jaar, niet van invloed zijn. Uiteraard wijkt het kasstroomoverzicht en de balans wel van elkaar af.
Voorbeeld 05: Betalingen vanuit privé-rekening
Het overkomt mij nogal eens dat ik een zakelijke factuur vanaf m'n privé-bankrekening betaal. Dit zou niet bijster veel moeten uitmaken, omdat onttrekking privé de sluitpost van de balans is. Toch ben ik benieuwd hoe dit eruit zou zien als dit soort boekingsfeiten als zodanig opvoer. Het bijbehorende rekenblad bevat drie situaties:
- Zonder betaling vanuit privé
- Met betaling vanuit privé, met bijbehorende boekingsregel
- Met betaling vanuit privé, zonder bijbehorende boekingsregel
Opmerkingen:
- Betaling vanuit een privé-rekening kan opgevat worden als een bron van inkomsten. Ik denk dat dat een vertekend beeld geeft. Daarom beter om dit op te voeren als een negatieve kostenpost;
- De privé-betaling is in de tweede situatie makkelijk als extra boekingsregel op te voeren. Voila: Het eigen vermogen is nu verhoogd met het bedrag van het boek;
- In de derde situatie klopt aanvankelijk het sommetje beginsaldo + nettowinst - onttrekking privé = eindsaldo niet meer, omdat de post onttrekking privé niet accuraat is. Deze post moet aangepast worden om het sommetje te laten kloppen. Waarschijnlijk de handigste manier om dat te doen: Door een boekingsregel toe te voegen, bv. gedateerd op 31 december.
Voorbeeld 06: Jaaroverschrijdende BTW eenvoudiger
In voorbeeld 04 werd jaaroverschrijdende BTW op een bepaalde manier verwerkt in de administratie. Volgens mij moet het eenvoudiger kunnen, door iets nauwkeuriger aan het realisatiebeginsel vast te houden: Op het moment dat een bepaade transactie min-of-meer officiëel vaststaat, wordt deze geadministreerd.
In het bijbehorende schermafdruk zie je de resultaten. Dit werkt prima. Het effect is nu, dat de kasstroom verlaagt wordt doordat de BTW voor november en december al betaald is, terwijl daar nog geen document bij hoort. Hieraan zit een raar detail: Er lijkt geen duidelijke plek in de administratie te zijn waar dat soort betalingen-waar-nog-geen-factuur-van-is, wordt bijgehouden. Misschien maar een vaste regel van maken in het berekenen van kasstroomoverzichten.
Zelfstandigenaftrek
Ondernemers hebben recht op zelfstandigenaftrek. Dit is een belastingvrije voet. De zelfstandigenaftrek is winstafhankelijk.
| Ondergrens winst | Bovengrens winst | Aftrek |
|---|---|---|
| € 0,-- | € 13.695,-- | € 9.251,-- |
| € 13.595,-- | € 15.890,-- | € 8.600,-- |
| € 15.890 | € 18.080,-- | € 7.953,-- |
| € 18.080,-- | € 51.765,-- | € 7.087,-- |
| € 51.765,-- | € 53.955,-- | € 6.470,-- |
| € 53.955,-- | € 56.150,-- | € 5.785,-- |
| € 56.150,-- | € 58.340,-- | € 5.106,-- |
| € 58.340,-- | - | € 4.488,-- |
Voorbeeld VOF:
- Bij een winst van € 2.000,-- per vennoot per maand, is de totale winst per jaar per vennoot € 24.000,-- en de totale winst voor de VOF € 48.000,--
- Er geldt een zelfstandigenaftrek van € 7.087,-- per vennoot en € 14.174,-- voor de VOF als geheel
- Als beide vennoten daarnaast de startersaftrek van € 2.070,-- gebruiken, is de totale winstaftrek voor belasting: € 14.174,-- + € 4.140,-- = € 18.214,--.
- Als de winst zo'n € 48.000,-- is, is de belastbare winst = € 48.000,-- - € 18.214,-- = € 29.786,-- oftwel, zo'n € 15.000,-- per persoon.
- Daarmee zit je in de onderste belastingschaal van 33,5%. Het belastingvoordeel is 33,5% * € 18.214,-- = € 6.100,--
Bronnen:
